Neue Version (Stand: 2018-12-05) veröffentlicht:
Vertretungspläne dienen dazu, Schülerinnen und Schüler einer Schule und deren Eltern und die Lehrkräfte über Änderungen in den Stundenplänen zu informieren.
Sofern ein Vertretungsplan keine personenbezogenen Daten (d. h. keine Namen oder Namenskürzel) der Lehrkräfte enthält, darf er als Aushang in der Schule und in einem passwortgeschützten Bereich auf der Homepage (Intranet) der Schule, zu dem nur Schülerinnen und Schüler, deren Eltern sowie Lehrkräfte dieser Schule Zugang haben, veröffentlicht werden. Aus Gründen der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung empfiehlt es sich, die Vertretungspläne nicht in das Internet einzustellen, damit nicht die Allgemeinheit, sondern nur die Berechtigten darauf zugreifen können.
Ein Vertretungsplan ohne personenbezogene Daten enthält z. B. nur Angaben über den Unterrichtsausfall oder Stundentausch (z. B. Klasse 8a: 1. Stunde Ausfall, 2. Stunde Musik statt Deutsch).
Wird der Vertretungsplan mit den Namen der Lehrkräfte oder mit Namenskürzeln (d. h. mit Personaldaten) erstellt, ist dies nur zulässig, wenn eine Rechtsvorschrift die Datenverarbeitung erlaubt. In diesem Fall ist § 88 Absatz 1 Satz 1, 2. Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG) zu beachten. Danach ist die Verarbeitung von Personaldaten, durch den Dienstherrn (Schulleitung) zulässig, wenn dies zur Durchführung organisatorischer Maßnahmen erforderlich ist. Diese Regelung findet gemäß § 12 Absatz 1 Niedersächsisches Datenschutzgesetz (NDSG) auch auf Tarifpersonal Anwendung, da im TV-L oder sonstigen Tarifverträgen hierzu nichts anderes geregelt ist.
Die Schulleitung hat zu prüfen, ob man die Vertretungspläne ohne Verwendung personenbezogener Daten, d. h. ohne Angabe von Namen oder Namenskürzel der Lehrkräfte, erstellen kann. Oft wird es ausreichend sein, wenn nur Angaben zu Tag, Klasse/Kurs, Stunde, Fach und Vertretung oder Ausfall gemacht werden.
Sofern die Schulleitung zu dem Ergebnis kommen sollte, dass zusätzlich zum Vertretungsfall die Veröffentlichung der Namen oder Namenskürzel der vertretenden Lehrkraft aus dienstlichen Gründen erforderlich ist, ist zu prüfen, ob aus Gründen der Verhältnismäßigkeit eine Veröffentlichung des Vertretungsplans mit Namenskürzeln ausreichend ist. Hierbei ist zu beachten, dass keine Entschlüsselungsliste für die Namenskürzel frei verfügbar sein darf (z. B. an anderer Stelle der Homepage veröffentlicht). In diesem Fall muss die Schulleitung nicht die Einwilligung der Betroffenen einholen.
Nur in seltenen Ausnahmefällen ist eine Veröffentlichung des Vertretungsplans mit Angabe des vollständigen Namens der Lehrkräfte erforderlich. Sie sollte jedoch auch hier, wie oben ausgeführt, nur im Intranet erfolgen. Nicht erforderlich erscheint es, den Namen der Lehrkraft, die vertreten werden soll, anzugeben.
Der Vertretungsgrund darf auf keinen Fall in den Vertretungsplänen angegeben werden, denn Unterlagen über Krankheit oder Erholungsurlaub zählen zu den besonders vertraulich zu behandelnden Personalaktendaten, die vor unbefugter Kenntnisnahme Dritter zu schützen sind (s. § 50 S. 3 Beamtenstatusgesetz – BeamtStG – i. V. m. §§ 88 ff. NBG, ggf. i. V. m. § 12 Abs. 1 NDSG).
Die persönlichen Stundenpläne der Lehrkräfte dürfen im Regelfall weder in der Schule ausgehängt noch ins Internet oder Intranet gestellt werden. Wenn Schülerinnen und Schüler oder Eltern wissen wollen, wo sie Lehrkraft erreichen können, sollten sie im Sekretariat nachfragen. Eine Veröffentlichung dieser Pläne kommt nur für die Lehrkraft in Betracht, die auf freiwilliger Basis eingewilligt hat.
Weitere Informationen zum Thema Personaldaten im Internet finden Sie auf meiner Homepage unter der Rubrik „Themen → Beschäftigtendatenschutz“.
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Stand: 05.12.2018