Nutzung von Cloudanwendungen bei Terminabsprachen (DFN-Terminplaner)

Stand: 12/2023

In einem Merkblatt zur IT-Sicherheit wurden im Jahre 2013 an alle Nutzer des niedersächsischen Landesnetzes Regelungen zur Nutzung des Termindienstes “Doodle” versendet. Dieser Dienst wird aktuell nicht mehr vom MK präferiert.

Derzeit wird einzig die Nutzung des Tools “DFN-Terminplaner” als Fremdprodukt außerhalb des Landesnetzes gestattet.

Die im dazu veröffentlichten Merkblatt vorgestellten Regelungen zur Nutzung sollten in gleicher Weise bei Terminfindungen in Schulen beachtet werden.

Sie finden es hier als PDF zum Download.

Viele Schulen verfügen aber nicht über einen eigenen Mail- und Kalenderserver. Für diesen Fall ist die DFN-Terminplaner-Nutzung ohne Alternative. Wir haben daher die Hinweise des Merkblatts an die Situation der Schulen angepasst:

  • Der DFN-Terminplaner ist nicht über ein personalisiertes Konto, sondern stets anonym zu nutzen. Dies gewährleistet eine größere Anonymität gegenüber dem DFN-Terminplaner selbst.
    D.h. die Erstellung eines Accounts ist verboten und die Funktion „Buchungsliste“ darf nicht genutzt werden.
  • Bei der Termingestaltung muss in den Pflichtfeldern
    • Abstimmungstitel
      zwar ein eindeutiger aber hinsichtlich Personen oder anderen sensiblen Daten anonymisierter Abstimmungstitel angegeben werden.
    • Ort
      „In Präsenz“ oder „per Videokonferenz“ angegeben werden, nicht aber eine konkrete Adresse.
    • Wer lädt ein
      • das Wort Gast belassen werden, damit keine Rückschlüsse auf Sie gezogen werden können.
      • ihre korrekte personenbezogene oder Funktionsmailadresse angegeben werden (diese Angabe ist aufgrund der landeseinheitlichen Vorgaben die einzige personenbezogene Angabe in der Maske).
  • Das Feld Beschreibung muss leer bleiben. Alle anderen Felder können optional befüllt/ausgewählt werden.
    • Dabei sollte genau geprüft werden, ob das Feld „Email-Adresse der Teilnehmenden wird benötigt“ tatsächlich genutzt werden sollte.

    • Zur Stimmabgabe der Adressaten ist die Funktion “versteckte Umfrage” zu nutzen. So kann nur die/der Initiierende die Teilnahmeliste einsehen. In Ausnahmefällen (wenn die Information für die Beteiligten von Bedeutung ist) kann davon abgewichen werden.

    • In beiden Fällen sind die Einzuladenden bei Nutzung der Optionen in der gesonderten Einladung (siehe oben) in Kenntnis zu setzen.

  • Der Link zur Teilnahme an der Terminabfrage darf nicht über den DFN-Terminplaner direkt, sondern gesondert in einer Mail an die Besprechungsteilnehmerinnen und –teilnehmer versandt werden. Sie erhalten dazu über die angegebene Mailadresse einen Link durch den DFN-Terminplaner, der direkt in die Mail an die Teilnehmenden eingefügt wird. Bitte achten Sie darauf den Abstimmungslink und nicht den Editierungslink zu versenden.

  • Sämtliche über die oben genannten hinausgehenden Informationen (inhaltliche Informationen, Anlagen, Raum etc.) müssen gesondert in einer Mail an die Besprechungsteilnehmerinnen und -teilnehmer versandt werden

  • Die Umfrage muss mit dem Editierungslink, der in der Infomail mitgeteilt wurde (siehe oben), spätestens 1 Woche nach dem Terminereignis gelöscht werden.