Schülerakten: Inhalte, Weitergabe und Einsicht

Die RLSB schreiben dazu:

“Das Thema Schülerakte: Welche Daten dürfen bei der Schulanmeldung erhoben werden? Was gehört in die Schülerakte? Welche Daten sind bei einem Schulwechsel zu übermitteln?
Sinn und Zweck der Schülerakte ist es, die Daten, die zur Erfüllung des Bildungsauftrages, der Fürsorgeaufgaben, zur Erziehung oder Förderung der Schülerinnen und Schüler oder zur Erforschung oder Entwicklung der Schulqualität erforderlich sind, zu dokumentieren. Die Erforderlichkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur dann gegeben wenn der Bildungsauftrag oder die oben genannten anderen Aufgaben der Schule ohne das konkrete Datum nicht oder nicht vollständig erfüllt werden können.

 

Anmeldung

Um die Schülerakte einrichten zu können, erheben die Schulen bei der Anmeldung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Erziehungsberechtigten. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur die Daten erhoben werden, die für die Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich sind. Dies ist z.B. beim Beruf der Erziehungsberechtigen oder bei der Anzahl der Geschwister nicht der Fall.

Mit Hilfe der bei der Anmeldung erhobenen Daten erstellt die Schule das Stammdatenblatt der Schülerin oder des Schülers und nimmt es zur Schülerakte.

Unten auf dieser Seite finden Sie ein Muster für ein Anmeldeformular.

Neben den Schülerstammdaten enthält die Schülerakte Schullaufbahndaten. Dies sind z.B. der Beginn der Schulpflicht, Versetzungsentscheidungen, ggf. Unterlagen zu sonderpädagogischem Förderbedarf, die aufnehmende Schule sowie das Datum und der Grund des Schulaustritts.

Weiterhin kann in Schülerakten die Verhängung von Erziehungsmitteln und Ordnungsmaßnahmen dokumentiert werden.

Auch Leistungsdaten wie Zeugnisse und die Dokumentation über die individuelle Lernentwicklung können Bestandteil der Schülerakte sein.

Schulwechsel

Bei einem Schulwechsel wird nicht die vollständige Schülerakte an die aufnehmende Schule übermittelt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen lediglich die in der Schülerakte enthaltenen personenbezogenen Daten, welche für die aufnehmende Schule zur Erfüllung deren Aufgaben erforderlich sind, übermittelt werden. Diese Daten sind :

  • die Schülerstammdaten
  • die Schullaufbahndaten
  • die dokumentierte individuelle Lernentwicklung
  • sofern Unterlagen zum sonderpädagogischen Unterstützungsbedarf vorliegen, das letzte Gutachten, das letzte Protokoll der Förderkonferenz sowie der letzte Förderbescheid. Dies gilt jedoch nicht, wenn in der aufnehmenden Schule eine neue Begutachtung erfolgt
  • das letzte Zeugnis

Zu beachten ist bei der Weitergabe der Daten stets der Grundsatz der Datenminimierung und Datensparsamkeit. Informationen, die für die aufnehmende Schule nützlich, aber gerade nicht unverzichtbar für ihre Aufgabenerfüllung sind, dürfen nicht weitergegeben werden.

Nicht übermittelt werden dürfen Dokumentationen über Erziehungsmittel, Ordnungsmaßnahmen  oder allgemeine pädagogische Maßnahmen. Der Schüler muss unbelastet den neuen Schulalltag antreten und die aufnehmende Schule sich ein eigenes Bild von dem Schüler machen können.

Die Daten, die nicht an die aufnehmende Schule übermittelt werden, verbleiben in der Akte bei der abgebenden Schule und sind gemäß den Vorgaben des Runderlasses “Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG” RdErl. d. MK v. 2.1.2012 – 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) – VORIS 22560 – aufzubewahren und nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten zu löschen.

Einsicht in die Schülerakte

Das Recht auf Einsicht in die Schülerakte haben die minderjährigen Schülerinnen und Schüler und deren Erziehungsberechtigte. Volljährige Schülerinnen und Schüler haben selbst das Recht, ihre Schülerakte einzusehen. Die Person, welche die Schülerakte einsehen darf, kann eine andere Person, z.B. einen Rechtsanwalt, zur Einsichtnahme bevollmächtigten. Anderen Personen darf grundsätzlich keine Einsicht in die Schülerakte gewährt werden.”

Muster eines Anmeldebogens: https://bildungsportal-niedersachsen.de/fileadmin/8_Schulorganisation/02_Datenschutz_an_Schulen/Anmeldebogen_Schule_Muster__1_.docx