Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten

Dieser RdErl. regelt einheitlich

  • die Aufbewahrungsfristen für Schriftgut der Schulen und
  • die Löschungsfristen für in den Schulen gespeicherte personenbezogene Daten unabhängig von der Art der Speicherung.

Schriftgut i. S. dieses RdErl. sind alle bei der Verwaltung in den Schulen anfallenden Akten, Urkunden, Schriftstücke, Druckwerke, Karteien, Listen, Pläne, Zeichnungen, Karten, Bilder und dergleichen; Schriftgut sind auch elektronische Speichermedien mit den entsprechenden Informationen.

Gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchst. e und Artikel 17 DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Daten sind zunächst dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Übernimmt das Archiv die Daten nicht, so sind sie zu löschen. Für personenbezogene Daten in Akten gilt dies ggf. nach Maßgabe der für die Aufbewahrung der gesamten Akte geltenden Vorschriften.

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Den vollständigen Erlass in der Fassung vom 2. Januar 2012 finden Sie hier online und im SVBl. 08/2020, S. 351ff.).