Kooperationsplattformen

Die Einführung einer Kooperationsplattform* ist in ihrem Prozedere vergleichbar der Einführung eines Lehrwerkes:

  • Beratung innerhalb der Lehrerschaft,
  • Beteiligung der Schülervertretung (Fristen beachten!),
  • Beteiligung der Elternvertretung (Fristen beachten!),
  • Beschluss zur Einführung im Rahmen einer Gesamtkonferenz.

Da bei der Nutzung einer Kooperationsplattform auch datenschutz- und urheberrechtliche Aspekte zu beachten sind, sollen vor Eintritt in den eigentlichen Prozess der Einführung (s. o.) folgende ergänzenden Schritte vorgenommen werden:

  1. Vorabkontrolle (inkl. Liste der technisch-organisatorischen Maßnahmen nach § 7 NDSG) durchführen,
  2. Verfahrensbeschreibung (gem. § 8 NDSG) erstellen,
  3. Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (falls erforderlich) abschließen.

Es kann erwartet werden, dass die Anbieter der Kooperationsplattformen den Schulen die dafür notwendigen Informationen und Dokumente zur Verfügung stellen.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD) arbeitet an einer Checkliste, um sie den Anbietern als Hilfe bei der Erstellung solcher Dokumente bereit zu stellen. Derzeit ist kein Datum zur Veröffentlichung benannt.

Auf der Basis dieser Dokumente (vor allem Vorabkontrolle, Verfahrensbeschreibung, Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung) empfiehlt es sich, ebenfalls vor Eintritt in den eigentlichen Prozess der Einführung (s. o.) folgende Dokumente zu erstellen und zu verabschieden:

  • Computer-Nutzungsordnung für Schülerinnen und Schüler (falls noch nicht vorhanden),
  • Regelungen zur Nutzung privater Geräte in der Schule (falls erlaubt),
  • Informationsschreiben zur Nutzung der Kooperationsplattform,
  • Einwilligung zur Nutzung der Kooperationsplattform (falls benötigt),
  • Dienstanweisung für die Administratoren (falls noch nicht vorhanden),
  • Verpflichtungserklärung für Administratoren zur Einhaltung des Datengeheimnisses (falls noch nicht erfolgt),
  • Regelungen für die externe technische Administration (falls noch nicht vorhanden),
  • Vertraulichkeits- und Sicherheitsvereinbarung für die externe technische Administration (falls noch nicht vorhanden),
  • Abschluss einer Dienstvereinbarung mit dem Personalrat der Schule.

Ob bei der Einführung einer Kooperationsplattform die Einverständniserklärung der Nutzer eingeholt werden muss, ist vom Grad der Verbindlichkeit abhängig:

Wird die Plattform als verbindliches Instrument für die Durchführung oder die Organisation des Unterrichts eingeführt, so ist keine Einverständniserklärung erforderlich. Allerdings sind die Nutzer über die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten zu informieren.

Soll die Plattform neben anderen Kommunikationswegen lediglich optional genutzt werden, muss vor der Einrichtung der Konten eine freiwillige Einverständniserklärung der Nutzer bzw. der Erziehungsberechtigten eingeholt werden.

Falls Schülerinnen und Schüler oder Lehrkräfte nicht über eigene Endgeräte verfügen, muss die Schule den Zugriff auf die Plattform vor Ort ermöglichen. Für die Nutzung der Plattform außerhalb der Schule müssen die Nutzer gegebenenfalls eigene Lösungen finden.

Hier finden Sie ein Überblicksdokument zum Download.

* Unter einer Kooperationsplattform ist jede serverbasierte Anwendung zu verstehen, die von Schulen zu Zwecken der Information, der Kommunikation sowie des Lehrens und Lernens betrieben oder genutzt wird.