Datenschutz in Schulen | Lektion: Schulverwaltung

  1. Fallbeispiel
  2. Begründungszusammenhang
  3. Datenschutzrechtliche Grundlagen
  4. Aufgabenbereiche der Schulverwaltung – Beschreibung der Aspekte
    1. Schulorganisation
    2. Serviceaufgaben der Schulverwaltung
    3. Unterstützung der Schulleitung
      1. Durchführung von Umfragen und Erhebungen in Schulen
      2. Videoüberwachung an Schulen
      3. Auftragsdatenverarbeitung
  5. Literatur, Materialien, Internetadressen
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Worterklärungen finden Sie im Glossar.
1. Fallbeispiel

Es ist der erste Schultag nach den Sommerferien. Das neue Schuljahr fängt an und der Schreibtisch der Schulsekretärin der Berufsbildenden Schule in Wurzelhausen quillt über vor diversen Anfragen der Erziehungsberechtigten. Herr Schmidt, Vater des 18jährigen Kevin Schmidt aus Klasse 11c, bittet zum Beispiel um Übersendung einer Schulbescheinigung für seinen Sohn.

Die Schulsekretärin ist neu an der Schule und deshalb unsicher, ob sie dem Vater die Schulbescheinigung aushändigen darf. Sie wendet sich daher hilfesuchend an den Datenschutzbeauftragten der Schule.

Arbeitsanweisung

Aufgabe 1: Wie würden Sie als Datenschutzbeauftragter entscheiden? Darf die Schulsekretärin dem Vater die Schulbescheinigung aushändigen?
2. Begründungszusammenhang

In der Schule ist die Schulverwaltung und hier insbesondere das Schulsekretariat ein Bereich, in dem viele personenbezogene Daten der unterschiedlichsten Personen verarbeitet werden. Die Schulsekretärin ist nicht nur Ansprechpartnerin der Schülerinnen und Schüler, sondern auch der Eltern, der Lehrkräfte, des Hausmeisters und der Reinigungskräfte. Darüber hinaus gehört es auch zu ihren Aufgaben, die Schulleitung zu unterstützen.

Durch die Schulverwaltung werden z. B. Schulbescheinigungen ausgestellt, Statistiken geführt, Krankmeldungen entgegengenommen, sowie Personal- und Schülerakten verwaltet.

Es ist deshalb besonders wichtig, dass sowohl die Bestimmungen des Datenschutzrechts als auch die schulrechtlichen und personalrechtlichen Vorgaben in diesem Bereich bekannt sind und eingehalten werden. Die Schulleitung hat mit Unterstützung der/s Datenschutzbeauftragten der Schule sicherzustellen, dass alle Beschäftigten der Schulverwaltung entsprechend informiert sind.

3. Datenschutzrechtliche Grundlagen

Bevor in der Schulverwaltung z. B. über ein Auskunftsersuchen entschieden werden kann, ist für die Bestimmung der jeweils anzuwendenden datenschutzrechtlichen Grundlage zwischen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie ihrer Erziehungsberechtigten und der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Beschäftigten zu unterscheiden.

Die Prüfung der Zulässigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sowie ihrer Erziehungsberechtigten erfolgt zunächst nach den Bestimmungen des Niedersächsischen Schulgesetzes (NSchG).
Mehr:

Für die Datenverarbeitung der Beschäftigten der Schule ist dagegen vorrangig das Niedersächsische Beamtengesetz (NBG) heranzuziehen.
Mehr:

Wichtiger Erlass:Veröffentlichung von Beschäftigtendaten im Internet
4. Aufgabenbereiche der Schulverwaltung – Beschreibung der Aspekte

A. Schulorganisation

Im Bereich der Schulorganisation sind wichtige Punkte zum organisatorischen Gefüge der Schule zu regeln und zu dokumentieren. Es müssen z. B. Regelungen über die Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben geschaffen, Zugangsberechtigungen vergeben (Schlüsselverwaltung) und die Aktenverwaltung organisiert werden. Hierzu gehört aber auch die Einrichtung und Gestaltung der Räumlichkeiten.

Für die verschiedenen Themenbereiche gibt es zum Teil konkrete rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Oft gibt es aber auch nur einen allgemeinen Gesetzestext, der für die speziellen Fragen ausgelegt werden muss.

Wichtiger Erlass:Aufbewahrung von Schriftgut in Schulen

 

Arbeitsanweisung

Aufgabe 2: Prüfen Sie am Beispiel Ihrer eigenen Schule anhand der Checkliste, ob bereits alle wichtigen organisatorischen Regelungen getroffen wurden.

B. Serviceaufgaben der Schulverwaltung

Auch für die vielfältigen Belange der Beschäftigten, Schülerinnen und Schüler sowie Erziehungsberechtigten im Alltag sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Schulverwaltung die ersten Ansprechpartner. Dies umfasst sowohl die Bitte um Weitergabe von privaten Telefonnummern der Lehrkräfte, die Information über Abwesenheitszeiten von Lehrkräften, die Entgegennahme von Krankmeldungen, als auch die Ausstellung eines Schülerausweises.

Arbeitsanweisung

Aufgabe 3: In der beigefügten Checkliste sind häufige Fragestellungen und Problempunkte für die Arbeit im Schulsekretariat aufgeführt. Entscheiden Sie spontan, ob Sie der jeweiligen Aussage zustimmen würden. Kontrollieren Sie anschließend, ob Ihre Einschätzung korrekt war.

C. Unterstützung der Schulleitung

Die Schulverwaltung soll der Schulleitung unterstützend zur Seite stehen. Dies geschieht z. B. durch das Anfertigen von Schriftstücken und Statistiken, die Verarbeitung von Lehrerdaten und die Fertigung von Einladungen zu schulinternen Sitzungen.

i. Durchführung von Umfragen und Erhebungen in Schulen

In der heutigen Zeit ist die Durchführung von Umfragen und Erhebungen in Schulen immer häufiger Teil der täglichen Arbeit. Dazu gehört nicht nur die Beteiligung der Schule an großen internationalen Studien (z. B. PISA oder IGLU) oder die Teilnahme an kleineren Studien von Studenten oder Doktoranden, sondern auch die Einführung von umfangreichen Qualitätsmanagementsystemen (z. B. EFQM oder ProReKo), bei denen die regelmäßige Evaluation ein Grundbestandteil ist.

Für die Durchführung von Umfragen und Erhebungen in Schulen sind unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten.
Mehr:

ii. Videoüberwachung an Schulen

Der Einsatz von Videoüberwachung an Schulen ist ebenfalls ein Anliegen, das heutzutage an vielen Schulen zumindest diskutiert wird. Gewünschte Einsatzbereiche sind dabei z. B. die Überwachung des Schulhofes bzw. Schuleingangsbereichs, des Internetarbeitsraumes oder auch der Schülertoiletten.

Da es sich bei dem Einsatz von Videoüberwachung um einen erheblichen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des Einzelnen handelt, sind vor einer
Einrichtung diverse rechtliche Voraussetzungen zu erfüllen.
Mehr:

Übungsfall zur Videoüberwachung: In einem Schulzentrum wurden wiederholt die durch den Elternverein gestifteten Computer im Internetarbeitsraum beschädigt. Der Raum wird während der Schulzeit gleichermaßen von Schülern und Lehrkräften der Schule genutzt. Zur Reparatur der Computer muss die Schule immer häufiger die Systembetreuer des Schulträgers um Hilfe bitten. Der Schulträger möchte seine Systembetreuer entlasten und schlägt dem Schulleiter die Einrichtung einer Videoüberwachung vor, um die Beschädigung der Computer zukünftig zu verhindern. Der Schulleiter bittet den Datenschutzbeauftragten der Schule zu prüfen, ob die Einrichtung einer Videoüberwachung zulässig ist.Arbeitsanweisung

Aufgabe 4: Was würden Sie prüfen, wenn Sie der Datenschutzbeauftragte der Schule wären?
Macht es einen Unterschied, wenn die Daten auch aufgezeichnet werden sollen? Was ist in diesen Fällen zusätzlich zu beachten?

iii. Auftragsdatenverarbeitung

Nach § 6 des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG) kann eine öffentliche Stelle eine andere öffentliche oder private Stelle beauftragen, für sie personenbezogene Daten zu verarbeiten. Der Auftragnehmer arbeitet ausschließlich nach den Weisungen des Auftraggebers und hat keinen eigenen Beurteilungs- oder Entscheidungsspielraum.

Der Auftraggeber hat bereits die Wahl des Auftragnehmers sorgfältig zu treffen. Er ist
in jeder Phase der Verarbeitung für die Einhaltung der Datenschutz-Vorschriften
verantwortlich. Alle Aufträge und Anweisungen sind schriftlich festzuhalten.

Mehr:

5. Quellenverzeichnis
Nds. Schulgesetz Niedersächsisches Kultusministerium
Nds. Beamtengesetz Rechtsinformationssystem:Niedersachsen (NBG)
Nds. Personalvertretungsgesetz Rechtsinformationssystem:Niedersachsen (NPersVG)
Nds. Datenschutzgesetz Landesbeauftragter für den Datenschutz Nds. (LfD)
6. Materialien, Internetadressen
Orientierungshilfe
Vorabkontrolle leicht gemacht, Handreichung des LfD
Weitere wichtige Erlasse
Qualitätsmanagementsystem an berufsbildenden Schulen
Sicherheits- und Gewaltpräventionsmaßnahmen in Schulen in Zusammenarbeit mit Polizei und Staatsanwaltschaft

Stand: 31.10.2013