WebUntis – Elektronisches Klassenbuch und mehr ….

Es erreichte uns eine Anfrage zum Produkt „WebUntis“. Wir stellen hier unsere Einschätzung allgemein zur Verfügung:

  1. Laut Niedersächsischem Datenschutzgesetz § 4 ist „die Verarbeitung personenbezogener Daten [ist] nur zulässig, wenn 1. dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies vorsieht oder 2. die Betroffenen eingewilligt haben.“
    Das gilt natürlich auch für die Nutzung externer Angebote, von denen sich die Schule eine Erleichterung ihrer Arbeit verspricht. Es ist also zunächst einmal immer zu klären, welche personenbezogenen Daten überhaupt durch den externen Anbieter verarbeitet werden dürfen. Maßstab ist nicht die Funktionsvielfalt des Angebots, sondern die Erlaubnis durch ein Gesetz oder eine Rechtsvorschrift. Einschlägig hierfür ist vor allem § 31 NSchG. In jedem anderen Fall müsste jeder Betroffene freiwillig einwilligen. Wenn es also nur darum ginge, ein bisher vor Ort praktiziertes Verfahren 1:1 an einen Dienstleister auszulagern, wäre das Vorgehen deutlich weniger aufwändig als bei der Einführung eines erweiterten Verfahrens. WebUntis scheint in diesem Sinne ein erweitertes Verfahren zu sein.
  2. Der Datenschutzbeauftragte der Schule ist im Vorfeld der Entscheidung einzubinden. „Den Beauftragten obliegt die Vorabprüfung von Verfahren nach § 7 Abs. 3, wobei in Zweifelsfällen die Landesbeauftragte oder der Landesbeauftragte für den Datenschutz zu beteiligen ist.“ (§8a NDSG)
  3. Die Mitbestimmungsrechte der Personalräte nach § 67 Abs. 1 Nr. 2 Niedersächsisches Personalvertretungsgesetz (NPersVG) bei der „Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen” sowie nach § 67 Abs. 1 Nr. 6 NPersVG bei der „Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden” sind zu berücksichtigen. Eine Dienstvereinbarung zur Nutzung von WebUntis auf der Basis der vom Anbieter übermittelten Informationen (s. u.) erscheint ein geeignetes Mittel dazu.
  4. Das Verfahren „WebUntis“ fällt unter den Begriff Auftragsdatenverarbeitung. Die Regelungen dazu finden sich in § 6 NDSG.
    Weitere Informationen dazu finden Sie auch auf dem Datenschutzportal des NiBiS.
    Die Schule muss danach einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß den Anforderungen des § 6 NDSG mit dem Anbieter schließen. Der Anbieter muss vor allem in diesem Vertrag zusichern, technische und organisatorische Maßnahmen gemäß § 7 NDSG umzusetzen. Auf der Basis dieser Informationen muss die Schule dann eine Verfahrensbeschreibung gemäß § 8 NDSG erstellen.
    Die dafür benötigten Unterlagen sollten Ihnen vom Anbieter zur Verfügung gestellt werden, da nur der Anbieter über die überwiegend technischen Aspekte kompetent Auskunft geben kann. Aufgabe der Schule ist es dann allerdings immer noch, „sich über die Beachtung der Maßnahmen nach § 7 und der erteilten Weisungen zu vergewissern“ (§ 6 NDSG). Das müsste dann eigentlich vor Ort in Österreich geschehen, und zwar in regelmäßigen Abständen.
    Wenn der Anbieter die Unterlagen bereithält, wäre nur der letztgenannte Punkt problematisch.

Das sind einige grundsätzliche Informationen, die Ihnen sicherlich deutlich machen, dass die Entscheidung für das Angebot „WebUntis“ nicht allein von der Attraktivität des Produktes abhängig gemacht werden sollte.
Meine Recherchen haben folgende weitere Ergebnisse gebracht:

  1. Die in der Werbung angepriesene Begutachtung durch das ULD bezieht sich nicht auf das WebUntis Gesamtpaket, sondern nur auf WebUntis Klassenbuch. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Schreiben nur um eine Beschreibung des derzeitigen Verfahrensstandes handelt. Die Zertifizierung steht noch aus.
  2. Der Berliner Datenschutzbeauftragte hat sich vor einiger Zeit zu WebUntis geäußert. Der Hersteller hat darauf vielleicht ja schon reagiert. http://www.datenschutz-berlin.de/attachments/766/jb2010.pdf (S. 145f.)
  3. Ein Artikel in der Tiroler Tageszeitung ist insofern interessant, als er auf einen gesonderten Vertrag verweist, den man mit den Anbietern geschlossen hat. Sicherlich wäre der angesprochene Vertragstext eine gute Hilfe bei der Formulierung des Vertrages zur Auftragsdatenverarbeitung, falls der Anbieter nicht ohnehin auf diesen Text zur Formulierung zurückgreift.
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