Erreichbarkeit der oder des schulischen Datenschutzbeauftragten

Nach § 8a Abs. 3 S. 4 NDSG können sich alle Personen, die sich durch eine öffentliche Stelle in ihrem Recht auf informationelle Selbstbestimmung verletzt fühlen, mit ihrem Begehren unmittelbar an die behördliche Datenschutzbeauftragte (behDSB) oder den behördlichen Datenschutzbeauftragten (behDSB) wenden. Die oder der behDSB nimmt insoweit in der Schule eine datenschutzrechtliche Ombudsfunktion ein. Nicht nur Eltern, Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte und sonstige Beschäftigte der Schule, sondern alle Personen, die sich in ihrem Recht auf informationelle Selbstbestimmung betroffen fühlen, können sich jederzeit an die oder den behDSB wenden. Zur Wahrung der Vertraulichkeit ist durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass diese Eingaben der oder dem behDSB unmittelbar zugehen (s. § 7 NDSG).

  • Wenn eine Schule über eine Homepage im Internet verfügt, sollten sowohl die Eltern als auch die Schülerinnen und Schüler, die Beschäftigten der Schule und sonstige Personen ohne große Probleme die Kontaktdaten der oder des behDSB dort finden können.
  • Für die Veröffentlichung von E-Mail-Adressen ist zu beachten: Die oder der behDSB muss in diesem Fall über eine eigene E-Mail-Adresse und ein von übrigen (Linien-)Aufgaben abgeschottetes elektronisches Postfach als behDSB verfügen. In der Praxis nehmen behDSB neben den ihnen gesetzlich zugewiesenen Aufgaben nach dem NDSG oftmals noch weitere Aufgaben wahr. Eine Kontrollbefugnis der (Fach-)Vorgesetzten (s. Definitionen in § 3 Niedersächsisches Beamtengesetz) besteht nur für den zuletzt genannten Aufgabenbereich. Unabhängig von der organisatorischen Einbindung sind die behDSB in der Ausübung ihrer Funktion nach § 8a Abs. 2 S. 2 NDSG weisungsfrei. Bereits die Kenntnisnahme der an die behDSB gerichteten E-Mails durch Kolleginnen oder Kollegen würde die vertrauliche Bearbeitung von Eingaben beeinträchtigen und ist daher unzulässig.
    Hinweis: Es bedarf keiner E-Mail-Adresse mit Namensbezug, die Vergabe der Bezeichnung „datenschutz@domain_der_schule.de“ reicht aus.
    Falls die Schule nicht über die entsprechenden technischen Möglichkeiten zur Einrichtung einer solchen gesonderten E-Mail-Adresse verfügt (bspw. schuleigene Kommunikationsplattform), können andere Kontaktdaten (bspw. für die Briefpost und ggf. telefonische Erreichbarkeit) veröffentlicht werden.
  • Es empfiehlt sich gerade in großen Schulen, die in erheblichem Umfang personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, für den Fall der Abwesenheit der oder des behDSB eine Vertretungsregelung (namentliche Benennung einer/eines Beschäftigten mit Zugriffsberechtigung auf die eingehende Briefpost und ggf. eingehenden E-Mails für die oder den behDSB) zu vereinbaren.
  • Wenn die Schule über ein schuleigenes internes Informationssystem („Intranet“/Kommunikationsplattform) verfügt, müssen alle Nutzerinnen und Nutzer  ohne große Probleme die Kontaktdaten der oder des behDSB in diesem Informationssystem finden können (z. B. unter „Impressum“ oder im Organisationsplan der Schule oder mittels Stichworteingabe im Suchmodus).

Die Aufgaben und Rollen der oder des behördlichen Datenschutzbeauftragten im Schulbereich sind auf einem Informationsblatt zusammengefasst, das Sie auf der Homepage des Landesbeauftragten für den Datenschutz unter der Rubrik „Themen/Schulen“ finden. Unter der Rubrik „Fortbildung/Service, Formulare und Hinweise“ finden Sie auch ein Muster für die Bestellungsverfügung. Weitere Informationen sind der Broschüre „Das Niedersächsische Datenschutzgesetz –Text und Kommentar“ zu entnehmen (Download).

Links:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Aufgaben und Rollen des behDSB im Schulbereich (Informationsblatt)
Bestellungsverfügung für den oder die behDSB (Muster)
Das Niedersächsische Datenschutzgesetz – Text und Kommentar

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